ビジネス英語を強化するTOEIC攻略ステップアップガイドの第10回は「リーディング速読術:ビジネス文書を素早く理解する」です。グローバルビジネスの現場では、大量の英語資料を短時間で読み解く能力が求められます。また、TOEICのPart7では長文読解問題が出題され、限られた時間内での読解力が試されます。今回は、ビジネス文書の速読術とTOEIC Part7攻略のためのテクニックをご紹介します。
1. リーディング速読の基本原則
速読は単に「速く読む」だけでなく、「効率良く必要な情報を取得する」技術です。以下の基本原則を身につけることで、読解速度と理解度を向上させることができます。
原則 | 説明 | 実践方法 |
---|---|---|
目的意識 | 何のために読むのかを明確にする | 読む前に「何を知りたいのか」を質問形式で整理する |
選択的読解 | 全ての単語を読まず必要な情報にフォーカスする | 見出しやトピックセンテンスを優先的に読む |
予測読み | 文脈から内容を予測しながら読み進める | 見出しから内容を予測し、確認しながら読む |
チャンク読み | 単語ごとではなく、意味のかたまりで読む | フレーズや句単位で目を動かす練習をする |
再読禁止 | 一度読んだ部分を読み返さない | 指やペンで読んでいる行を追いながら前に進む |
速読の妨げになる習慣
以下の習慣は速読の妨げになるため、意識的に改善しましょう。
改善すべき読書習慣:
- 音読:頭の中で音読しながら読むと速度が制限されます
- 指差し読み:一定の速度で指を動かすことは有効ですが、単語ごとに止まるのは非効率です
- 逐語訳:英語を日本語に訳しながら読むと理解が遅くなります
- 未知語で止まる:知らない単語があっても文脈から推測して読み進めましょう
- 全てを理解しようとする:100%理解しようとせず、目的に応じた理解度を目指しましょう
2. ビジネス文書の構造を理解する
ビジネス文書は一般的に論理的な構造を持っています。この構造を理解することで、効率的に情報を取得することができます。
ビジネス文書の典型的な構造
セクション | 含まれる情報 | 速読のポイント |
---|---|---|
サマリー/要約 | 文書全体の要点 | 最も重要な部分なので、しっかり読む |
イントロダクション | 背景情報と目的 | 目的と主要トピックを把握する |
本文 | 詳細な情報と分析 | 見出しとトピックセンテンスを中心に読む |
結論/推奨事項 | 結論と今後の行動提案 | 重要な意思決定情報を含むので注意深く読む |
付録/参考資料 | 補足データや情報 | 必要に応じて参照する |
文書タイプ別の読解ポイント
ビジネス文書のタイプによって、押さえるべきポイントが異なります。
Eメール
- 件名と最初の文で目的を把握
- 箇条書きや強調された部分に注目
- 最後の段落でアクションアイテムを確認
レポート/調査報告書
- エグゼクティブサマリーで全体像を把握
- 見出しとサブ見出しから構造を理解
- 図表とそのキャプションで数値データを確認
- 結論部分で重要な発見事項をチェック
提案書/プロポーザル
- 問題提起と解決策の概要を把握
- コスト、スケジュール、期待される成果に注目
- リスクと緩和策をチェック
契約書/法的文書
- 定義セクションで重要な用語を確認
- 義務、権利、責任に関する条項を注意深く読む
- 期限、支払条件、解約条件を確認
3. TOEIC Part7の特徴と速読術
TOEIC Part7は読解問題で、単一の文書に関する質問と複数の文書に関する質問があります。配点も高いため、効率的な時間配分と正確な読解が重要です。
Part7の問題構成
区分 | 問題数 | 特徴 |
---|---|---|
Single Passages<br>(単一文書) | 約15問 | 1つの文書に2-4問の質問 |
Multiple Passages<br>(複数文書) | 約15問 | 2-3の関連文書に5問程度の質問 |
Part7でよく出る文書タイプ
- Eメール・メモ
- お知らせ・社内通達
- 広告・宣伝物
- 記事・レポート
- ウェブサイト情報
- フォーム・申請書
Part7攻略のための速読テクニック
質問先読み法
まず質問を読んで「何を探すべきか」を明確にしてから文書を読みます。これにより、関連情報に焦点を当てて読むことができます。
手順:
- 質問と選択肢に目を通す
- キーワードと探す情報をメモする
- 文書内でキーワードを探しながら読む
スキミング&スキャニング
**スキミング(概要把握):**文書の全体像を素早く把握する技術
- 見出し、小見出し、最初と最後の段落に注目
- 各段落の最初と最後の文を読む
- 太字や斜体などの強調部分をチェック
**スキャニング(情報検索):**特定の情報を素早く見つける技術
- キーワードや日付、数字などを探す
- 文書を上から下へ視線を素早く動かす
- 関連情報を見つけたら、その周辺を詳しく読む
構造分析読解法
文書の論理構造や展開パターンを把握して読む方法です。
- 問題提起→解決策のパターン
- 時系列順のパターン
- 比較対照のパターン
- 原因→結果のパターン
4. 頻出問題パターンと解法
TOEIC Part7では、特定のパターンの問題が繰り返し出題されます。それぞれのパターンに対する効果的な解法を習得しましょう。
主要な問題パターンと解法
問題パターン | 特徴 | 解法 |
---|---|---|
主旨・目的問題 What is the purpose of this email? | 文書全体の目的や主旨を問う | 導入部と結論部を重点的に読む 「通知する」「依頼する」などの目的を示す表現に注目 |
詳細情報問題< According to the article, when will the event take place? | 特定の事実や詳細を問う | 質問のキーワードを使ってスキャニングし、該当箇所を詳しく読む |
推論問題 What can be inferred from the passage? | 明示されていない情報を推測させる | 文書の事実から論理的に導かれる結論を選ぶ 過度な推測や文書外の情報に基づく選択肢を避ける |
語彙問題 The word “outstanding” in paragraph 2 is closest in meaning to… | 文脈における単語の意味を問う | 指定された単語の前後の文脈から意味を推測する |
指示対象問題 The word “This” in line 5 refers to… | 代名詞などが何を指すかを問う | 指示語の前に出てきた名詞や概念を特定する |
著者の態度問題 What is the writer’s attitude toward the new policy? | 筆者の意見や態度を問う | 評価を表す形容詞や副詞(fortunately, unfortunately など)に注目する |
文書配置問題 Where would this announcement most likely appear? | 文書がどこに掲載されるかを問う | 文書の形式、スタイル、内容から掲載場所を推測する |
複数文書問題の解法
複数文書問題では、2〜3の関連する文書(例:往復Eメール、告知と申込書など)を読み、それらに関する質問に答えます。
複数文書問題の攻略法:
- 文書間の関係を把握する:時系列、原因と結果、問題と解決策などの関係性を理解する
- 共通テーマを特定する:複数の文書に共通するトピックや論点を見つける
- 相違点に注目する:異なる意見、立場、情報の違いを把握する
- 文書A→B→Cの流れで読む:時系列順や論理的な順序で文書を読むことで理解が深まる
例題: 複数のメールのやり取りを読んで、「最終的に合意された会議日程はいつか?」という質問に答える場合:
- 最初のメールで提案された日程を確認
- 返信メールで変更や条件が示されていないか確認
- 最終的な確認メールで合意された日程を確認
5. ビジネス文書で頻出する語彙と表現
ビジネス文書には特有の語彙や表現が多用されます。これらを知っておくことで、読解速度と正確性が向上します。
文書タイプ別の頻出表現
文書タイプ | 頻出表現 | 意味・用途 |
---|---|---|
Eメール | I am writing to inform/request/confirm… | メールの目的を示す表現 |
Please find attached… | 添付ファイルの存在を知らせる | |
I would appreciate it if you could… | 丁寧な依頼表現 | |
I look forward to your reply/hearing from you. | 返信を期待する締めの表現 | |
Should you have any questions, please don’t hesitate to contact me. | 質問がある場合の連絡を促す表現 | |
社内通達 | This is to announce/notify/inform… | 通知の目的を示す表現 |
Effective immediately/from [date]… | 変更などの実施時期を示す | |
All staff are required/requested to… | 全従業員への指示 | |
For further information, please refer to… | 詳細情報の参照先を示す | |
We appreciate your cooperation in this matter. | 協力への感謝を示す締めの表現 | |
報告書 | The purpose of this report is to… | 報告書の目的を示す |
The findings indicate/suggest/show that… | 調査結果を提示する表現 | |
As shown in Figure/Table X,… | 図表の参照を示す | |
It is recommended that… | 推奨事項を示す | |
In conclusion,… | 結論を導入する表現 |
論理展開を示す接続表現
論理関係を示す接続表現:
順接(結果):therefore, consequently, as a result, thus, hence
逆接(対比):however, nevertheless, on the other hand, in contrast, despite
追加(例示):furthermore, in addition, moreover, for example, for instance
目的:in order to, so as to, for the purpose of
時間関係:firstly, secondly, finally, meanwhile, subsequently
条件:if, unless, provided that, on condition that
要約・結論:in conclusion, to summarize, in brief, in short
6. 速読トレーニング方法
速読力を向上させるには、継続的なトレーニングが効果的です。以下の練習方法を取り入れてみましょう。
基本トレーニング
1. タイムトライアル読解
方法:
- 短い英文記事(200-500語程度)を用意する
- タイマーをセットして読む(例:3分)
- 読み終わったら理解度を確認するための質問に答える
- 正確性を維持しながら徐々に制限時間を短くしていく
2. チャンク読み練習
方法:
- 意味のかたまりごとにスラッシュ(/)で区切られた英文を用意する
- 例:The annual report / has been distributed / to all shareholders / via email.
- チャンク単位で目を動かして読む練習をする
3. キーワードピックアップ
方法:
- 英文を読みながら重要な名詞、動詞、形容詞などのキーワードに注目する
- 内容を思い出す際にキーワードを活用する
4. 1分間多読チャレンジ
方法:
- 興味のある英文記事を選ぶ
- 1分間できるだけ多く読む
- 読んだ量(単語数)を記録する
- 定期的に繰り返し、進捗を確認する
TOEIC対策トレーニング
1. 問題タイプ別演習
主旨把握問題、詳細情報問題など、タイプ別に集中的に練習する。
2. 時間制限付き模擬テスト
実際のTOEIC Part7と同じ時間配分(約20分)で問題を解き、時間感覚を養う。
3. 複数文書問題特化練習
特に時間がかかりがちな複数文書問題に特化して練習する。
4. スキミング・スキャニング集中練習
制限時間内に特定の情報を見つけ出す練習を繰り返す。
7. 実践問題で速読術を身につける
実際のTOEIC形式の問題で速読術を練習しましょう。
例題1:単一文書問題
文書:
MEMO To: All Marketing Department Staff
From: Sarah Johnson, Marketing Director
Date: May 15, 2023
Subject: Quarterly Marketing Meeting – Schedule Change
Please be advised that our quarterly marketing meeting, originally scheduled for Friday, May 19 at 2:00 PM, has been rescheduled to Wednesday, May 24 at 10:00 AM. The meeting will still take place in Conference Room A.
The change is necessary to accommodate the visit of our overseas clients from Tanaka Corporation. We expect them to join the latter half of our meeting to discuss the international marketing campaign for our new product line.
All team leaders should prepare 5-minute presentations on their current projects. Please send your presentation files to Jennifer by Monday, May 22 for compilation.
If you have any scheduling conflicts, please notify your team leader by the end of today.
Thank you for your understanding and cooperation.
質問1: What is the purpose of this memo? (A) To request project updates from team leaders (B) To announce a visitor from an overseas company (C) To inform staff of a change in meeting schedule (D) To introduce a new international marketing campaign
質問2: When should presentation files be submitted? (A) By the end of today (B) By Friday, May 19 (C) By Monday, May 22 (D) By Wednesday, May 24
質問3: What is NOT mentioned as a reason for the schedule change? (A) Availability of Conference Room A (B) Visit from overseas clients (C) Discussion of a marketing campaign (D) Accommodation of Tanaka Corporation
解答と解説:
質問1: (C) 文書の主題(Subject)と最初の段落から、会議のスケジュール変更を通知することが主な目的だとわかります。
質問2: (C) 3つ目の段落に “Please send your presentation files to Jennifer by Monday, May 22” とあります。
質問3: (A) 会議室Aは変更されていないことは言及されていますが、スケジュール変更の理由としては言及されていません。
使用した速読テクニック:
- 質問先読み:何を探すべきかを明確にしてから文書を読む
- スキミング:件名と各段落の最初の文に注目
- スキャニング:日付や時間などの特定情報を素早く検索
例題2:複数文書問題
文書1:
EMAIL To: procurement@greentech.com
From: david.miller@officesupplies.com
Date: September 10, 2023
Subject: Quote for Office Furniture Order
Dear GreenTech Procurement Team,
Thank you for your inquiry regarding office furniture for your new branch location. As requested, I am pleased to provide a quote for the items you specified in your requirements.
Our package includes:
- 25 ergonomic office chairs (model EC-200) – $350 each
- 20 adjustable desks (model AD-100) – $420 each
- 5 conference room tables (model CT-50) – $600 each
- 40 filing cabinets (model FC-30) – $150 each
The total quote amounts to $29,750 excluding delivery and installation. Delivery and installation will be an additional $1,500. Please note that we are currently offering a 5% discount for orders over $25,000 if payment is made within 30 days of delivery.
The estimated delivery time is 3-4 weeks from order confirmation. If you would like to proceed, please complete and return the attached order form.
Please let me know if you have any questions or require any modifications to this quote.
Best regards, David Miller Account Manager Office Supplies Pro
文書2:
EMAIL To: david.miller@officesupplies.com
From: john.baker@greentech.com
Date: September 12, 2023
Subject: RE: Quote for Office Furniture Order
Dear Mr. Miller,
Thank you for your prompt response and the detailed quote. After reviewing it with our management team, we would like to proceed with most of the items, but we need to make a few adjustments to our order:
- We would like to reduce the number of ergonomic chairs to 20 units.
- We would like to increase the adjustable desks to 25 units.
- The number of filing cabinets can be reduced to 30 units.
- We will keep the 5 conference room tables as quoted.
Could you please provide us with an updated quote reflecting these changes? Also, could you clarify if the 5% discount would still apply with these modifications?
Additionally, we are working on a tight schedule and would need the furniture delivered and installed by October 15 at the latest. Is this timeframe feasible?
Thank you for your assistance.
Best regards, John Baker Procurement Manager GreenTech Inc.
文書3:
EMAIL To: john.baker@greentech.com
From: david.miller@officesupplies.com
Date: September 13, 2023
Subject: RE: Quote for Office Furniture Order
Dear Mr. Baker,
Thank you for your response. I have updated the quote based on your requested modifications:
Revised order:
- 20 ergonomic office chairs (model EC-200) – $350 each = $7,000
- 25 adjustable desks (model AD-100) – $420 each = $10,500
- 5 conference room tables (model CT-50) – $600 each = $3,000
- 30 filing cabinets (model FC-30) – $150 each = $4,500
The revised total comes to $25,000 excluding delivery and installation ($1,500). The 5% discount would still apply as the order exceeds the $25,000 threshold. With the discount, your final price would be $25,175 including delivery and installation.
Regarding your delivery timeline, we can expedite the order to ensure delivery by October 15. However, this would require a rush processing fee of $800. Please let me know if this is acceptable.
I have attached a revised order form for your convenience. If the terms are agreeable, please sign and return it at your earliest convenience to secure the delivery date.
Best regards, David Miller Account Manager Office Supplies Pro
質問1: What was the original total price of the order before any changes were made? (A) $25,000 (B) $25,175 (C) $29,750 (D) $31,250
質問2: What change did GreenTech make to their order? (A) They reduced the number of conference tables. (B) They increased the number of adjustable desks. (C) They requested a different model of office chair. (D) They added more filing cabinets.
質問3: What additional cost will GreenTech incur to meet their delivery deadline? (A) $800 (B) $1,500 (C) $1,250 (D) $2,300
質問4: What is the final price of the order including all fees and discounts? (A) $25,000 (B) $25,175 (C) $25,975 (D) $26,500
質問5: When does GreenTech need the furniture delivered by? (A) September 10 (B) September 30 (C) October 15 (D) 3-4 weeks after order confirmation
解答と解説:
質問1: (C) 文書1に「The total quote amounts to $29,750 excluding delivery and installation」とあります。
質問2: (B) 文書2に「We would like to increase the adjustable desks to 25 units」とあり、当初は20台だったものを25台に増やしています。
質問3: (A) 文書3に「this would require a rush processing fee of $800」とあります。
質問4: (C) 基本価格$25,000 + 配送設置費$1,500 – 5%割引($25,000 × 0.05 = $1,250) + 急ぎ料金$800 = $25,975となります。
質問5: (C) 文書2に「would need the furniture delivered and installed by October 15 at the latest」とあります。
使用した速読テクニック:
- スキャニング:日付、数字、金額などを効率的に探す
- 文書間の関係把握:3つのメールの時系列と内容の変化を理解する
- 質問先読み:何を探すべきかを明確にしてから読み始める
8. ビジネス英語力を強化するためのリーディング素材
日常的に英語のビジネス文書に触れることで、読解力と速読力を向上させましょう。以下のような素材がおすすめです。
おすすめのビジネス英語リーディング素材
- ビジネス英字新聞・雑誌
- The Financial Times, The Wall Street Journal, The Economist
- Forbes, Harvard Business Review, Bloomberg Businessweek
- 業界専門サイト
- 業界によって異なるが、例えばTechCrunch(IT)、Marketing Week(マーケティング)など
- 企業の公式サイト・プレスリリース
- グローバル企業の投資家向け情報(IR)、プレスリリース、アニュアルレポートなど
- ビジネスブログ
- LinkedIn Articles, Medium(ビジネスカテゴリ)など
- ビジネスケーススタディ
- Harvard Business School Cases, McKinsey Insightsなど
- TOEIC専用教材
- 公式問題集、過去問題集など
9. 今日から始めるリーディング速読術マスターのためのアクション
リーディング力強化のための3つのアクション
- 毎日15分の英語速読習慣を作る:ビジネスニュースや記事を毎日15分読む習慣をつけましょう。徐々に読む量を増やしていきます。
- ジャンル別リーディング週間計画を立てる:月曜はニュース、火曜はビジネスレター、水曜はレポート…というように、様々なジャンルの文書に触れる計画を立てましょう。
- TOEIC Part7の特訓タイムを設ける:週に1回、TOEIC Part7の問題を時間を測って解く特訓時間を設けましょう。解答後は間違った問題の分析を行い、改善点を見つけます。
まとめ
リーディング速読術は、ビジネスの現場でもTOEIC対策でも非常に重要なスキルです。文書の構造を理解し、目的に応じた読み方を選択することで、効率的に情報を得ることができます。日々の練習を通じて徐々に速読力を高め、大量の英文情報に対応できる能力を身につけましょう。
次回は「ビジネス英語プレゼンテーションスキル:説得力のある伝え方」をテーマに、英語でのプレゼンテーション技術について解説します。お楽しみに!